障害福祉・介護事業の開業初年度は、資金繰りが最も不安定になりやすい時期です。

利用者様が増えている。サービス提供も始まっている。売上見込みもある。それなのに、預金残高がどんどん減っていく。給与や社会保険料、家賃、車両費、借入返済の支払いが迫り、資金が足りるか不安になる。

このような状態は、障害福祉・介護事業では珍しくありません。

原因は、売上と入金のタイミングがずれることにあります。サービスを提供した月に、すぐ現金が入ってくるわけではありません。一方で、給与、家賃、社会保険料、車両費、システム利用料などは毎月先に支払う必要があります。

開業初年度の資金繰りでは、「利益が出るか」だけでなく、「入金まで会社が持つか」を考える必要があります。

開業資金と運転資金は別で考える

開業準備をするとき、多くの社長がまず計算するのは開業資金です。

開業資金には、物件の保証金、内装工事、車両購入、備品、パソコン、介護ソフト、ホームページ、広告、採用費、指定申請関連費用、保険料などが含まれます。

しかし、開業資金だけでは足りません。

開業後に事業を続けるためには、運転資金が必要です。運転資金とは、売上が安定して入金されるまでの間、毎月の支払いを続けるためのお金です。

たとえば、開業後すぐに、職員給与、社会保険料、家賃、通信費、水道光熱費、車両費、ガソリン代、リース料、システム利用料、消耗品、借入返済などが発生します。

開業資金にお金を使い切ってしまい、運転資金を十分に残していない場合、開業から数か月で資金ショートする可能性があります。

入金サイトを理解する

障害福祉・介護事業では、サービス提供、請求、審査、入金という流れがあります。

たとえば、ある月にサービスを提供した場合、月末で実績を締め、翌月に請求し、その後に入金される流れになります。つまり、サービス提供月と入金月にはズレがあります。

この入金サイトを理解していないと、「売上はあるのにお金がない」という状態になります。

開業初月から利用者様がいたとしても、その売上がすぐに入金されるわけではありません。一方で、職員の給与や家賃は、サービス開始直後から発生します。

特に開業初年度は、まだ手元資金が十分に積み上がっていないため、この時間差が大きな負担になります。

資金繰り表を作るときは、「売上発生月」ではなく「入金予定月」で現金収入を確認しましょう。

人件費は先に固定費化する

障害福祉・介護事業では、人員基準を満たすため、利用者様がまだ少ない段階でも職員を確保する必要があります。

管理者、サービス管理責任者、児童発達支援管理責任者、生活支援員、介護職員、看護職員、事務員、ドライバーなど、サービス種別に応じた人員が必要になります。

この人件費は、売上より先に発生します。

利用者数が計画より少なくても、給与は毎月支払わなければなりません。開業前から採用している場合は、売上がゼロの時期にも給与が発生します。

そのため、開業初年度の資金繰りでは、「最低人員を確保した状態で、利用者が少ない月を何か月耐えられるか」を確認する必要があります。

人件費を甘く見積もると、黒字化する前に資金が尽きてしまいます。

利用者数は慎重に見積もる

開業計画では、利用者数が順調に増える前提で作られていることが多いです。

しかし、実際には、紹介元との関係構築に時間がかかります。ケアマネジャー、相談支援専門員、病院、学校、地域包括支援センター、ご家族に事業所を知ってもらい、信頼してもらうまでには時間が必要です。

問い合わせがあっても、すぐ契約になるとは限りません。利用開始日が遅れることもあります。体調不良、入院、家庭事情、他事業所との比較などで、予定より利用者数が伸びないこともあります。

そのため、資金繰り計画は、楽観的なケースだけでなく、慎重ケースでも作成しましょう。

たとえば、利用者数が計画の半分しか増えなかった場合、開業が1か月遅れた場合、採用費が追加で発生した場合、返戻で入金が遅れた場合でも、資金が持つかを確認します。

開業初年度は、計画どおりに進まない前提で資金を準備することが大切です。

最低でも数か月分の固定費を確保する

運転資金を考えるときは、毎月の固定費を把握することから始めます。

固定費には、給与、社会保険料、家賃、リース料、システム利用料、通信費、水道光熱費、保険料、車両費、借入返済、最低限の広告費などがあります。

この固定費を何か月分準備するかが、資金繰りの安全性を左右します。

開業初年度は、入金が安定しないこと、利用者数が読みにくいこと、請求ミスや返戻が起こりやすいこと、採用費が追加で発生しやすいことを考えると、1〜2か月分だけでは不安です。

サービス種別や規模にもよりますが、少なくとも数か月分の固定費を運転資金として確保しておきたいところです。

「開業時点でいくら使えるか」ではなく、「開業後にいくら残しておくか」が重要です。

請求ミス・返戻に備える

開業初年度は、請求業務に慣れていないため、請求ミスや返戻が発生しやすくなります。

サービスを提供していても、請求が通らなければ入金は遅れます。入金が1か月遅れるだけでも、給与や家賃の支払いには大きく影響します。

請求ミスを防ぐためには、開業前から請求ソフトの設定、加算要件の確認、記録様式、請求チェックリスト、ダブルチェック体制を整えておくことが大切です。

また、請求担当者が1人だけの場合、その人が休んだり退職したりすると請求業務が止まるリスクがあります。請求業務は、事務作業ではなく資金繰りを守る重要業務として考える必要があります。

融資は早めに検討する

自己資金だけで開業したいと考える社長も多いと思います。

もちろん、借入は返済が必要なため、無計画に増やすべきではありません。しかし、資金が苦しくなってから融資を申し込むと、金融機関への説明が難しくなることがあります。

開業前や開業直後であれば、事業計画、資金使途、返済計画を落ち着いて説明できます。一方で、資金が不足し、支払いが遅れ始めてからでは、金融機関も慎重になります。

創業融資を検討する場合は、開業資金だけでなく、運転資金も含めて必要額を試算しましょう。借りること自体が問題なのではなく、借りた資金を何に使い、何か月分の資金余力を確保し、どの売上から返済するのかを説明できないことが問題です。

12か月の資金繰り表を作る

開業初年度は、少なくとも12か月分の資金繰り表を作成しましょう。

損益計画ではなく、現金の入出金を月ごとに見ることが重要です。

入金には、公的請求分、利用者負担分、自費サービス、補助金、借入金、自己資金などを入れます。支払いには、給与、社会保険料、家賃、車両費、通信費、システム利用料、採用費、広告費、借入返済、税金、保険料などを入れます。

そして、毎月の月末預金残高を確認します。

年間で黒字になる予定でも、特定の月に給与、社会保険料、納税、借入返済、採用費が重なると、資金ショートすることがあります。

開業後は、計画と実績を毎月比較し、利用者数、請求額、入金額、未収金、固定費のズレを確認しましょう。

まとめ

障害福祉・介護事業の開業初年度は、売上があるのに資金繰りが苦しい状態が起こりやすいです。

その理由は、サービス提供から入金までに時間差があること、人件費が先に発生すること、利用者数が計画どおりに増えないこと、請求ミスや返戻が起こりやすいこと、採用費や固定費が想定以上にかかることです。

開業前には、開業資金だけでなく、運転資金を必ず準備しましょう。毎月の固定費、初回入金までの期間、慎重ケースでの利用者数、採用費、返戻リスク、借入返済を含めて12か月の資金繰り表を作成することが重要です。

当税理士法人では、障害福祉・介護事業の開業を検討されている事業者様向けに、開業資金・運転資金の試算、創業融資サポート、12か月資金繰り表の作成、損益シミュレーション、月次管理資料の作成を支援しています。開業初年度を乗り切るためには、始める資金だけでなく、続ける資金を準備しておきましょう。