訪問看護ステーションでは、利用者数が増え、訪問件数が増え、売上が伸びていると、経営が順調に見えることがあります。

しかし、売上が伸びているからといって、必ず利益が残るわけではありません。訪問看護は、人件費、移動時間、記録業務、請求業務、緊急対応、オンコール、残業などが利益に大きく影響する事業です。

社長が見るべきなのは、「今月いくら売上があったか」だけではありません。「その売上を上げるために、どれだけの人件費と時間がかかり、最終的にいくら利益と現金が残ったか」です。

1．1訪問あたり売上

まず確認したいのが、1訪問あたりの売上です。

訪問看護の売上は、医療保険か介護保険か、訪問時間、訪問回数、利用者の状態、緊急対応の有無、各種加算の算定状況などによって変わります。

訪問件数が増えていても、1訪問あたり売上が下がっている場合は注意が必要です。短時間訪問が多い、移動距離が長い、キャンセルが多い、加算が取れていないなど、忙しい割に利益が残らない構造になっている可能性があります。

月間売上を訪問件数で割り、1訪問あたりの平均売上を確認しましょう。さらに、医療保険・介護保険別、利用者区分別、担当者別に見ると、収益構造がより分かりやすくなります。

2．常勤換算1人あたり訪問件数

次に見るべき数字は、常勤換算1人あたりの訪問件数です。

訪問看護は人が売上を生む事業です。職員1人あたり、どれだけの訪問を無理なく実施できているかが採算に直結します。

売上が伸びていても、その理由が職員の残業や無理なシフトによるものであれば、長続きしません。反対に、職員を増やしたものの訪問件数が伸びていない場合は、人件費が先行して利益を圧迫します。

ここで大切なのは、職員に訪問件数を無理に増やさせることではありません。移動ルート、記録時間、事務作業、申し送り、会議などによって、訪問に使える時間が削られていないかを確認することです。

3．人件費率

訪問看護ステーションで最も大きな経費は、一般的に人件費です。

人件費率は、次の算式で確認します。

人件費総額 ÷ 売上高 × 100

人件費には、給与だけでなく、賞与、会社負担分の社会保険料、残業代、採用費、研修費、派遣費なども含めて考える必要があります。

人件費率が上がること自体が悪いわけではありません。将来の成長に向けた採用、サービス品質向上のための人員強化であれば、必要な投資といえます。

しかし、人件費率が上がっているにもかかわらず、訪問件数や1訪問あたり売上が伸びていない場合、利益は確実に圧迫されます。

社長は、人件費が増えた理由を確認する必要があります。採用によるものか、残業によるものか、シフトの非効率によるものか、離職による採用費増加なのかを分けて見ましょう。

4．移動時間と非稼働時間

利益が残らない大きな原因の一つが、売上にならない時間です。

訪問看護職員の勤務時間すべてが、請求できる訪問時間になるわけではありません。移動、記録、主治医やケアマネジャーとの連絡、会議、報告書作成、電話対応、緊急調整などの時間があります。

移動時間が長く、ルートが非効率であれば、職員は一日中忙しく働いているにもかかわらず、請求できる訪問件数は限られます。

勤務時間を、訪問時間とそれ以外の時間に分けて確認しましょう。非稼働時間が増えている場合は、訪問エリア、ルート作成、記録方法、連絡ルール、事務分担を見直す必要があります。

利用者数が多くても、移動と事務に時間を取られすぎていれば、利益は残りません。

5．キャンセル率

キャンセルは、訪問看護の利益に直接影響します。

職員のシフトは事前に組まれています。訪問予定がキャンセルになると、売上は発生しませんが、人件費は発生します。その時間を別の訪問や記録業務に振り替えられなければ、生産性が下がります。

キャンセル件数、キャンセル理由、キャンセルのタイミング、代替訪問を入れられたかを確認しましょう。

特定の利用者や特定の曜日、特定のエリアでキャンセルが多い場合は、スケジュールの組み方や連絡体制、訪問枠の設定を見直す必要があります。

6．残業時間とオンコール負担

残業とオンコールは、利益だけでなく職員定着にも影響します。

試算表上は利益が出ていても、職員が慢性的に残業し、夜間や休日の電話対応が一部の職員に集中していれば、経営は安定しているとはいえません。負担が続けば、疲弊、ミス、離職につながります。

社長は、職員別の残業時間、緊急対応件数、夜間・休日の連絡件数、オンコール担当の偏りを確認しましょう。

特定の経験者だけに緊急対応や判断業務が集中している場合、その職員が退職した瞬間に運営が不安定になります。これは人材リスクであり、財務リスクでもあります。

7．加算収入と請求漏れ

訪問看護の売上は、加算や請求精度にも大きく左右されます。

現場で必要な支援を行っていても、記録が不足していたり、算定要件の確認が漏れていたりすると、本来請求できる収入を失うことになります。すでに人件費は発生しているため、請求漏れはそのまま利益を減らします。

毎月、算定している加算、算定できていない加算、要件を満たしているか、記録が整っているかを確認しましょう。

予定請求額と実際請求額に差がある場合、加算漏れ、請求ミス、記録不足、請求遅れが発生している可能性があります。

8．利用者別・エリア別の採算

すべての利用者が同じように利益に貢献するわけではありません。

移動距離が長い利用者、連絡調整が多い利用者、緊急対応が多い利用者、複数職員の関与が必要な利用者は、売上以上に時間と人件費がかかっている場合があります。

もちろん、採算だけで利用者を選別すべきではありません。しかし、どの利用者層・エリア・サービスがどれだけ経営に影響しているかを把握することは重要です。

エリア別、ルート別、利用者区分別に採算を確認することで、訪問エリアの見直し、シフト調整、人員配置、重点サービスの検討がしやすくなります。

9．利益ではなく資金繰りも見る

最後に、社長が必ず確認すべきなのが資金繰りです。

会計上は黒字でも、賞与、社会保険料、税金、借入返済、車両費、システム費、採用費などの支払いが重なると、現金が残らないことがあります。

毎月の資金繰り表を作成し、入金予定、給与、社会保険料、税金、家賃、車両費、借入返済、大きな支出予定を確認しましょう。

売上が下がった場合や、人件費が増えた場合に、何か月運営できるかを把握しておくことが大切です。

まとめ

訪問看護ステーションは、売上が伸びていても、利益が残らないことがあります。原因は、売上そのものではなく、その裏側にある人件費、移動時間、非稼働時間、キャンセル、残業、加算漏れ、資金繰りにあります。

社長が見るべき数字は、1訪問あたり売上、常勤換算1人あたり訪問件数、人件費率、移動時間、キャンセル率、残業時間、加算収入、利用者別・エリア別採算、資金繰りです。

これらを毎月確認できれば、採用、シフト、訪問エリア、請求管理、設備投資の判断精度が上がります。

当税理士法人では、訪問看護ステーション向けに、月次業績レポート、人件費分析、資金繰り計画、加算・請求漏れの確認、経営ダッシュボード作成を支援しています。売上を伸ばすだけでなく、利益と現金が残る経営体制を一緒に整えていきましょう。